Conditions générales d’utilisation du Portail des membres et consentement
Date d’entrée en vigueur : 1 juillet 2025
Veuillez lire attentivement les présentes Conditions générales d’utilisation du Portail des membres et consentement, car elles ont des répercussions importantes sur vos droits, vos recours et vos obligations.
1. Parties et portée
Ellement Consulting Group, société en commandite (« Ellement », « nous », « notre » ou « nos »), fournit des services administratifs à divers clients (appelés collectivement le « client » ou les « clients »). L’entreprise agit à titre d’administrateur tiers des régimes d’avantages sociaux ou de retraite dont ses clients sont les promoteurs. Le présent Portail des membres (le « Portail ») est offert aux personnes dont le régime d’avantages sociaux ou de retraite est fourni par le client et administré par Ellement.
2. Acceptation des Conditions générales d’utilisation
En vous inscrivant au Portail, en y accédant ou en l’utilisant, vous confirmez avoir lu et compris les présentes Conditions générales d’utilisation du Portail des membres et consentement (les « Conditions d’utilisation »), de même que la Politique de protection des renseignements personnels applicable, et vous convenez qu’elles sont juridiquement contraignantes. Vous devez accepter ces Conditions d’utilisation pour vous inscrire au Portail et l’utiliser. Dans le cas contraire, vous ne serez pas autorisé à y accéder ni à l’utiliser. Ces Conditions d’utilisation s’appliquent en sus de toute autre entente écrite entre vous, le client ou Ellement.
Chaque fois que vous accédez au Portail ou que vous l’utilisez, vous acceptez également de vous conformer à toutes les lois et à tous les règlements applicables, de même qu’à toutes les règles, politiques ou procédures supplémentaires communiquées de temps à autre par Ellement.
3. Modification des Conditions d’utilisation
Ellement peut modifier ces Conditions d’utilisation en tout temps. Les Conditions d’utilisation mises à jour seront publiées dans le Portail et entreront en vigueur au moment même de la publication. Le fait de continuer d’utiliser le Portail signifie que vous en acceptez les modifications.
4. Admissibilité et inscription
Pour vous inscrire au Portail et l’utiliser, vous devez avoir le droit de recevoir des prestations d’avantages sociaux ou de retraite en vertu d’un régime fourni par le client et administré par Ellement. Au moment de votre inscription, vous êtes tenu de fournir des renseignements exacts et complets, y compris une adresse courriel valide qui vous servira d’identifiant pour accéder au Portail.
Vous êtes le seul responsable de l’exactitude des renseignements que vous fournissez, et il vous incombe d’assurer la sécurité du compte de messagerie que vous choisissez pour accéder au Portail. Vous êtes responsable de toutes les activités effectuées dans votre compte, et vous devez aviser rapidement Ellement si vous y constatez une utilisation ou un accès non autorisé, ou encore, si vous y suspectez une brèche de sécurité.
5. Accès au Portail et licence
Ellement vous octroie une licence limitée, non exclusive et révocable en vue d’accéder au Portail et de l’utiliser, et ce, uniquement en conformité avec les présentes Conditions d’utilisation. Cette licence est disponible seulement tant que le client demeure un client d’Ellement et elle peut être suspendue, restreinte ou résiliée à tout moment, avec ou sans avis et pour quelque raison que ce soit, y compris, sans s’y limiter, lorsque la relation entre le client et Ellement prend fin, en raison de préoccupations de sécurité ou d’une mauvaise utilisation, ou encore, à la discrétion de l’administrateur. Cette licence et ses droits sont incessibles.
6. Vie privée, consentement à l’utilisation des renseignements et autorisation d’adhérer au régime
En vous inscrivant au Portail, en y accédant et en l’utilisant, vous consentez de manière explicite, éclairée et volontaire à ce qu’Ellement, en tant d’administrateur du régime au nom du client, recueille, utilise, conserve, divulgue ou élimine vos renseignements personnels – ainsi que ceux de vos personnes à charge admissibles et de vos bénéficiaires – conformément à la législation sur la protection des renseignements personnels, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et à toute autre loi applicable.
Vous reconnaissez que vos renseignements pourraient être utilisés pour les besoins suivants, sans s’y limiter : vérification de l’admissibilité, adhésion aux régimes d’avantages sociaux ou de retraite du client, gestion de votre participation, traitement des demandes de règlement, respect des obligations juridiques et réglementaires, tenue d’audits ou d’enquêtes et continuité des communications et du soutien en lien avec les régimes.
Vous autorisez également Ellement à divulguer vos renseignements personnels aux entités pertinentes telles que les suivantes, sans s’y limiter – institutions, organismes gouvernementaux, organismes d’enquête, syndicats, fiduciaires, entreprises affiliées à Ellement, assureurs, réassureurs, employeurs, actuaires, consultants, auditeurs et organismes de réglementation – lorsque ces renseignements sont nécessaires pour traiter les demandes de règlement ou administrer les régimes et les droits aux prestations.
En utilisant le Portail, vous faites également une demande formelle d’adhésion aux régimes d’avantages sociaux et de retraite qui vous sont offerts, à vous et à vos personnes à charge admissibles, en vertu des modalités des régimes du client. Vous autorisez Ellement et le client à utiliser votre numéro d’assurance sociale à des fins de déclarations fiscales et d’administration des régimes. Vous consentez à ce que vos cotisations à un régime soient retenues de votre paie et autorisez Ellement à corriger tout paiement erroné en effectuant les redressements nécessaires dans votre compte. Vous confirmez que les renseignements que vous fournissez sont exacts et complets et reconnaissez que le fait de donner sciemment des renseignements faux ou incomplets peut entraîner le refus des prestations ou des poursuites en justice.
Ce consentement et cette autorisation demeurent valides pendant toute la durée de votre participation active aux régimes d’avantages sociaux ou de retraite, pendant les périodes où vous recevez des prestations ou êtes admissible à ces prestations – y compris pendant votre retraite –, et pendant toute période supplémentaire nécessaire à l’administration du régime, à la résolution de différends et au respect des conformités juridiques ou réglementaires à la fin de votre emploi ou de votre participation.
7. Consentement aux communications électroniques
Vous consentez à recevoir des communications par voie électronique, y compris, sans s’y limiter, des avis, des renseignements sur les régimes, des relevés et d’autres publications. Ces communications électroniques ont le même effet juridique que les imprimés. Vous êtes responsable de maintenir une adresse courriel valide et de prendre connaissance de toutes les communications qui vous sont envoyées.
8. Signatures et autorisations numériques
Vous reconnaissez que toute action que vous faites par voie électronique (p. ex. cocher des cases, soumettre des formulaires) dans le Portail constitue une signature électronique valide. Ces actions sont juridiquement contraignantes, elles ont le même effet qu’une signature manuscrite et peuvent autoriser des changements à votre dossier, à vos prestations ou à votre compte. Les changements que vous apportez ou les instructions que vous soumettez par l’entremise du Portail sont considérés comme légalement autorisés et exécutoires.
9. Sécurité et responsabilité du compte
L’accès au Portail s’effectue par des méthodes sécurisées telles que des liens par courriel individualisés ou d’autres processus d’authentification déterminés par Ellement. Ces méthodes peuvent changer et vous êtes responsable de maintenir un accès sécurisé et ininterrompu en utilisant la ou les méthodes imposées par Ellement.
Vous êtes aussi responsable d’assurer la confidentialité et la sécurité des appareils, du compte ou des modes de communication que vous utilisez pour accéder au Portail. Bien qu’Ellement ait mis en place des mesures de protection raisonnables et conformes aux normes de l’industrie, vous reconnaissez le risque inhérent associé à l’utilisation d’Internet, dont la possibilité que des tiers comme des pirates informatiques accèdent à votre compte sans autorisation. Votre utilisation du Portail signifie que vous acceptez ce risque.
Ellement prend des mesures raisonnables pour contribuer à la prévention des virus et autres éléments nuisibles dans le Portail. Toutefois, vous êtes responsable d’installer et de tenir à jour un antivirus, un pare-feu et un logiciel de protection appropriés sur les appareils que vous utilisez pour y accéder. Sans limiter la portée d’autres articles de ces Conditions d’utilisation, Ellement se dégage de toute responsabilité concernant les virus ou d’autres logiciels malveillants dont vous pourriez être victime dans le Portail.
Vous devez utiliser un logiciel de protection adéquat et avertir immédiatement Ellement si vous suspectez un accès non autorisé, une mauvaise utilisation ou une brèche de sécurité liés à votre accès au Portail ou à vos renseignements personnels.
10. Prévention et signalement de fraude
Les activités frauduleuses sont strictement interdites et comprennent, sans s’y limiter, les suivantes : soumission de demandes de règlement fausses ou trompeuses, utilisation non autorisée de l’identité ou des prestations d’une autre personne, fausse déclaration en lien avec l’admissibilité à un régime ou son utilisation et manipulation de soumissions électroniques dans le but d’obtenir un gain personnel.
Ellement se réserve le droit d’enquêter sur toute activité suspecte et peut suspendre votre accès au Portail ou y mettre fin, signaler une activité frauduleuse à votre employeur, au promoteur du régime ou aux autorités judiciaires et entreprendre des mesures de recouvrement de fonds obtenus par des moyens frauduleux.
Toute suspicion de fraude doit immédiatement être signalée à Ellement.
11. Disponibilité du Portail et modifications
Il se pourrait que le Portail soit temporairement indisponible en raison d’une maintenance planifiée, de problèmes techniques ou d’autres circonstances imprévues. Ellement peut de temps à autre ajouter de nouvelles fonctionnalités au Portail, suspendre des fonctionnalités existantes, y mettre fin ou les modifier, et ce, sans donner de préavis ni engager sa responsabilité. Nous ne sommes pas responsables des interruptions, des modifications ou de la fin de l’accès au Portail.
12. Contenu, propriété intellectuelle et marques de commerce
Tout le contenu disponible par le biais du Portail – y compris, sans s’y limiter, le texte, les graphiques, le format, les icônes, les logos, les images, le logiciel et d’autre matériel – est la propriété d’Ellement ou octroyé sous licence à Ellement par des tiers. Ce contenu est protégé en vertu des lois applicables sur le droit d’auteur, les marques de commerce et d’autres formes de propriété intellectuelle.
Vous êtes autorisé à consulter ou à télécharger le matériel contenu dans le Portail uniquement pour votre utilisation personnelle et non commerciale. Toute autre utilisation sans l’accord écrit préalable d’Ellement, y compris, sans s’y limiter, la reproduction, la modification, la diffusion, la transmission, la republication, le cadrage, l’affichage ou l’exploitation du contenu, est strictement interdite. Vous n’acquérez aucun droit de propriété sur votre compte ou sur le contenu en accédant au Portail ou en l’utilisant.
L’ensemble des marques de commerce, des marques de service, des logos et des noms commerciaux affichés dans le Portail est la propriété enregistrée ou non enregistrée d’Ellement ou de tiers. Rien dans ces Conditions d’utilisation ne vous donne le droit d’utiliser ces marques de commerce ou ce contenu, ou une licence à cet effet, sans en avoir d’abord obtenu expressément l’autorisation écrite.
13. Liens vers des sites tiers
Le Portail peut contenir des liens vers des services ou des sites Web tiers qui n’appartiennent pas à Ellement ou qui ne sont pas contrôlés par lui. Ces liens vous sont fournis uniquement par commodité et ne signifient aucunement qu’Ellement appuie, approuve ou recommande le contenu, les produits, les services ou les pratiques de ces tiers.
Ellement ne surveille ni n’examine le contenu de sites externes et n’assume aucune responsabilité quant à l’exactitude, la légitimité, la sécurité ou la disponibilité des renseignements, du contenu ou des services fournis sur un site tiers ou par son entremise. Vous accédez à ces liens à vos propres risques et vous devriez consulter les conditions générales d’utilisation et la politique de protection des renseignements personnels de chaque site tiers que vous visitez.
Vos interactions dans des sites Web tiers n’engagent que vous et ces sites et Ellement n’est pas responsable des dommages, des pertes ou des problèmes qui peuvent survenir à la suite de votre utilisation du contenu ou des services offerts sur ces sites tiers, ou encore, de la fiabilité que vous leur reconnaissez.
14. Avis de non-responsabilité
Le Portail, son contenu, ses fonctionnalités et ses services vous sont fournis « en l’état » et « selon les disponibilités », sans garantie d’aucune sorte, expresse ou tacite. Ellement ne fait aucune déclaration et ne donne aucune garantie concernant l’exactitude, l’exhaustivité, la fiabilité, la sécurité ou la disponibilité du Portail ou de son contenu. Nous nous efforçons de fournir des renseignements exacts et à jour sur notre Portail, mais ce dernier peut contenir des erreurs ou des omissions. Dans l’éventualité où une incohérence ou un conflit surgit entre les renseignements affichés dans le Portail et les dispositions officielles d’un régime d’avantages sociaux ou de retraite, les dispositions officielles du régime prévaudront. Il vous incombe de vous reporter à ces dispositions officielles ou de communiquer avec l’administrateur de votre régime pour obtenir l’information exacte sur vos droits et votre couverture.
Les renseignements sur le bénéficiaire affichés dans le Portail font l’objet de traitements administratifs et pourraient ne pas refléter les données les plus récentes ou exactes en raison de possibles erreurs ou retards. S’il y a divergence entre ces renseignements et les données officielles du régime, les données et les documents officiels maintenus par le client ou par Ellement auront préséance. Nous vous recommandons de vérifier régulièrement les renseignements sur votre bénéficiaire et d’aviser rapidement Ellement de toute incohérence.
Les estimateurs, les calculateurs ou les outils de prévision de prestations de retraite disponibles dans le Portail servent uniquement à des fins d’information et d’illustration. Leurs estimations sont fondées sur les hypothèses actuelles et les données disponibles et ne constituent en aucun cas une garantie des droits aux prestations actuels ni des paiements futurs. En cas d’écart entre les résultats générés par de tels outils et les dispositions ou les données officielles du régime, ces dispositions ou données prévaudront. Vous ne devez pas vous fier exclusivement à ces estimations pour prendre des décisions financières ou en lien avec la planification de votre retraite.
Sans limiter ce qui précède, Ellement se dégage expressément des garanties et des conditions de toutes sortes, y compris, sans s’y limiter, les garanties implicites de qualité marchande ou d’utilisation à une fin particulière, celles de titres ou d’absence de contrefaçon, ainsi que toute garantie pouvant découler de rapports d’affaires ou de pratiques commerciales.
Ellement ne garantit pas que le Portail fonctionnera sans interruption, retard ni erreur, que les défectuosités y seront corrigées, ou encore, que le Portail ou les serveurs qui l’hébergent sont ou seront exempts de virus ou d’autres éléments nuisibles.
Vous utilisez le Portail à vos propres risques. Vous assumez l’entière responsabilité des pertes ou des dommages éventuels découlant de votre utilisation du Portail ou de la fiabilité que vous lui reconnaissez, y compris, sans s’y limiter, la perte de données, les interruptions de service ou les conséquences associées à votre accès à des liens menant à des sites tiers.
15. Limite et exonération de responsabilité
Dans toute la limite permise par la loi, Ellement, le client et leurs fiduciaires, hauts dirigeants, directeurs, employés, entreprises affiliées, agents et représentants respectifs ne seront pas responsables envers vous ou envers toute autre partie des dommages de toutes sortes, y compris, sans s’y limiter, des dommages directs, indirects, accessoires, spéciaux, consécutifs, exemplaires ou punitifs découlant de votre utilisation du Portail et de son contenu, de votre incapacité à utiliser ces derniers ou de tout lien avec eux, et ce, même si nous avons été avisés de la possibilité de tels dommages.
Vous dégagez expressément Ellement, le client ainsi que leurs fiduciaires, hauts dirigeants, directeurs, employés, entreprises affiliées, agents et représentants respectifs des réclamations, actions, causes d’action, responsabilités et dommages de toutes sortes – qu’ils résultent d’un contrat, d’un délit (y compris la négligence), d’une responsabilité absolue, d’une loi ou d’autres motifs – découlant de votre accès au Portail, de l’utilisation que vous en faites ou de ce qui s’y rapporte.
Si, nonobstant ce qui précède, Ellement ou le client est tenu responsable envers vous pour quelque raison que ce soit, la somme équivalente au total de la responsabilité d’Ellement et du client envers vous pour toute réclamation ou tout dommage ne pourra pas excéder 25 $ CAN.
16. Territoire de compétence
Ces Conditions d’utilisation et tout différend découlant de votre accès au Portail, de l’utilisation que vous faites de ce dernier ou qui s’y rapporte seront régis et interprétés en vertu des lois du Manitoba et des lois fédérales applicables aux présentes.
Vous convenez que toute procédure judiciaire ayant trait ou attribuable aux Conditions d’utilisation ou à votre utilisation du Portail sera soumise à la compétence exclusive des tribunaux du Manitoba, situés à Winnipeg, et vous reconnaissez par les présentes la compétence de ces tribunaux.
17. Dispositions générales
Advenant qu’une disposition de ces Conditions d’utilisation soit jugée non valide, illégale ou inapplicable par un tribunal ou une autorité de réglementation, elle sera retirée et les autres dispositions demeureront en vigueur.
Le défaut d’appliquer l’une ou l’autre des dispositions des Conditions d’utilisation ou un retard dans l’application de ces dernières par Ellement ne signifie pas que l’entreprise renonce à son droit de les faire appliquer à l’avenir. Les Conditions d’utilisation sont à votre bénéfice de même qu’à celui d’Ellement, du client et de leurs successeurs, ayants droit et représentants respectifs et sont juridiquement contraignantes pour toutes les parties.
Ni Ellement ni le client ne sont responsables des défaillances ou des retards dans l’exécution de leurs obligations causés par des événements raisonnablement indépendants de leur volonté, y compris, sans s’y limiter, les cas de force majeure, les catastrophes naturelles, les actions du gouvernement ou les interruptions des services de télécommunications ou d’Internet.
18. Mesure d’audience Web
Le Portail comporte des outils d’analyse pour faciliter l’évaluation et l’amélioration de la prestation de nos services. Les renseignements recueillis par l’entremise de ces outils sont stockés en toute sécurité dans l’infrastructure d’Ellement et ne sont partagés avec aucune partie externe. Ces données nous permettent de mieux saisir la manière dont le Portail est utilisé et à cerner des domaines d’amélioration.
En continuant d’utiliser ce Portail, vous confirmez que vous en acceptez les Conditions d’utilisation et vous reconnaissez être régi par elles.
Nous joindre
Communiquez avec nous à l’adresse ci-dessous si vous avez des questions, des préoccupations ou des commentaires :
Ellement Consulting Group, société en commandite
1345, avenue Taylor, Winnipeg (Manitoba) R3M 3Y9
Courriel : contact.us@ellement.ca
