Politique de protection des renseignements personnels
Date d’entrée en vigueur : 1 juillet 2025
Ellement Consulting Group, société en commandite (« Ellement », « nous », « notre » ou « nos »), est déterminé à protéger votre vie privée et à assurer la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels.
La présente Politique de protection des renseignements personnels (la « Politique ») explique comment nous recueillons, utilisons, divulguons, conservons et protégeons les renseignements personnels en lien avec les services administratifs que nous fournissons dans le cadre des régimes d’avantages sociaux et de retraite. On y expose également vos droits et la façon de les exercer.
Nos pratiques en matière de confidentialité sont régies par le Code type sur la protection des renseignements personnels du Groupe CSA et sont conformes aux lois applicables en la matière, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) ainsi que toute législation provinciale pertinente.
1. Portée
Ellement est un tiers administrateur qui fournit des services administratifs, de même que des services d’actuariat et d’expert-conseil, le cas échéant, concernant les régimes d’avantages sociaux et de retraite dont ses clients (appelés collectivement le « client » ou les « clients ») sont les promoteurs. Il traite les renseignements personnels qui lui sont confiés uniquement au nom et sous l’autorité de ses clients, conformément aux dispositions des régimes, des ententes de service et des lois sur la protection des renseignements personnels applicables.
Cette Politique s’applique à l’ensemble des renseignements personnels recueillis, utilisés ou divulgués par Ellement dans le cadre de sa prestation de services. Elle vise à assurer la transparence des pratiques de l’entreprise en matière de confidentialité pour tous ses services et ses processus opérationnels, y compris, sans s’y limiter, ses systèmes administratifs, portails client, plateformes de communication et services de soutien à la clientèle.
Sont inclus, sans s’y limiter, les renseignements personnels recueillis par l’entremise des :
- Communications des clients ou des membres;
- Employeurs, syndicats et fiduciaires;
- Demandes d’adhésion ou de règlement;
- Sites Web, portails et outils numériques exploités par Ellement;
- Correspondance papier ou numérique;
- Interactions avec le service à la clientèle;
- Services relatifs aux régimes de retraite et aux pensions, s’il y a lieu.
Cette Politique s’applique également à tous les employés, entrepreneurs et fournisseurs de services tiers autorisés d’Ellement qui traitent les renseignements personnels pour le compte de l’entreprise.
2. Renseignements personnels
Les « renseignements personnels » désignent tout renseignement sur une personne identifiable. Ces renseignements incluent le nom, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale et les détails sur l’emploi de cette personne, de même que des renseignements plus sensibles comme des données médicales et financières jugées nécessaires pour administrer un régime de retraite ou d’avantages sociaux. Le cas échéant, le terme englobe également des renseignements sur d’autres personnes en lien avec un membre comme son conjoint ou conjoint de fait, ses enfants et ses bénéficiaires.
3. Collecte des renseignements personnels
Ellement recueille des renseignements personnels seulement lorsque cela est strictement nécessaire pour satisfaire aux objectifs établis dans cette Politique ou que la loi l’exige. Ces renseignements sont recueillis directement auprès de vous, indirectement par le biais de votre syndicat, de votre employeur, du promoteur de votre régime, des fiduciaires, des fournisseurs de soins de santé, des ministères ou d’autres fournisseurs de services tiers, ou encore, par l’entremise de nos services en ligne, notamment nos sites Web, nos portails et nos applications mobiles. Les renseignements personnels sont colligés par divers moyens, dont les formulaires électroniques, les documents papier, les conversations téléphoniques ou les interactions en personne. Si vous communiquez avec nous – ou si nous communiquons avec vous – par téléphone, l’appel pourra être enregistré à des fins de vérification, de formation et d’amélioration de la qualité.
Selon la nature de votre relation avec nous, les types de renseignements personnels que nous recueillons comprennent, sans s’y limiter, les suivants :
- Identification et coordonnées;
- Données sur le régime;
- Information sur les personnes à charge et les bénéficiaires;
- Données sur l’emploi;
- Données techniques ou de connexion.
Voici quelques exemples des raisons pour lesquelles nous recueillons des renseignements personnels :
- Vérifier l’admissibilité aux régimes d’avantages sociaux et de retraite;
- Faire adhérer un membre et ses personnes à charge à ces régimes;
- Traiter les demandes de règlement et de pension;
- Faire des analyses actuarielles, administratives ou statistiques;
- Assurer la conformité aux exigences juridiques et réglementaires;
- Détecter et prévenir les fraudes ou les activités non autorisées;
- Communiquer des mises à jour et des informations importantes sur les régimes d’avantages sociaux et de retraite.
Nous recourons aussi à des témoins et à d’autres technologies de suivi similaires pour recueillir des renseignements personnels lorsque vous utilisez nos services en ligne. Ces témoins améliorent votre expérience en enregistrant vos préférences et en simplifiant vos visites futures. Pour gérer vos préférences et contrôler l’utilisation des témoins, accédez aux paramètres de votre navigateur.
4. Utilisation des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont utilisés aux fins suivantes, sans s’y limiter :
- Administrer et gérer les régimes d’avantages sociaux et de retraite au nom de nos clients, ce qui comprend la vérification de l’identité et de l’admissibilité, l’adhésion des membres et celle de leurs personnes à charge, la tenue adéquate de leurs dossiers et la continuité de l’administration des régimes;
- Traiter les demandes de règlement, les cotisations et les droits à prestation et à pension liés aux régimes d’avantages sociaux ou de retraite;
- Communiquer des mises à jour et des informations importantes sur les régimes, y compris leurs caractéristiques ou les services offerts aux membres;
- Répondre aux demandes et faciliter la prestation de services par le truchement de nos divers canaux de soutien;
- Assurer la coordination avec les parties autorisées dont les assureurs, actuaires, consultants, auditeurs, organismes de réglementation, promoteurs de régimes, fiduciaires, fournisseurs de soins de santé et organismes publics;
- Mener des audits, des enquêtes et des activités de contrôle de la qualité pour garantir l’intégrité et la conformité des opérations;
- Gérer le risque et respecter les obligations juridiques, contractuelles et réglementaires, y compris :
- Prévenir et détecter les fraudes, les fausses déclarations ou les activités criminelles;
- Répondre aux requêtes légitimes ou aux ordonnances légales émanant des tribunaux, des forces de l’ordre ou des autorités de réglementation;
- Respecter les exigences relatives aux déclarations fiscales et aux exigences réglementaires connexes.
- Recueillir des commentaires sur nos services en ligne ou autres (p. ex. au moyen de sondages facultatifs) pour améliorer notre rendement, l’expérience client et la qualité des services;
- Améliorer nos activités et la prestation de services en optimisant entre autres les analyses et les processus.
Sous réserve de votre consentement explicite, nous pourrons également utiliser vos renseignements personnels pour vous fournir de l’information sur nos produits ou services susceptibles de vous intéresser. Il vous est possible de gérer vos préférences de communication en tout temps en modifiant les paramètres du portail des membres ou en communiquant directement avec nous.
5. Divulgation des renseignements personnels
Ellement ne vend ni ne partage vos renseignements personnels à des fins commerciales. Nous divulguons des renseignements personnels seulement lorsque cela est nécessaire et uniquement aux parties autorisées dans le but de satisfaire aux objectifs établis dans cette Politique ou quand la loi l’exige.
Les destinataires autorisés comprennent entre autres :
- Les clients, tels que les promoteurs de régimes, les employeurs, les syndicats et les fiduciaires;
- Les compagnies d’assurance et les réassureurs;
- Les auditeurs, les consultants, les actuaires et les conseillers juridiques;
- Les administrateurs et certains fournisseurs de services tiers;
- Les ministères, les organismes de réglementation, les tribunaux et les organismes d’application de la loi;
- D’autres parties comme autorisé ou requis en vertu des lois applicables.
Certaines de ces parties sont parfois établies hors de votre province ou du Canada. En pareil cas, vos renseignements personnels peuvent être assujettis aux lois de ces territoires de compétence et accessibles par les autorités ou gouvernements étrangers.
Nous partageons également ces renseignements avec les organismes gouvernementaux ou de réglementation lorsque cela est requis pour nous conformer à nos obligations juridiques ou pour détecter les fraudes, les menaces virtuelles, les fausses déclarations ou les activités criminelles, faire enquête à leur sujet et y réagir.
Dans tous les cas, nous nous assurons que les tiers qui traitent vos renseignements personnels en notre nom sont liés par les garanties contractuelles, techniques et organisationnelles appropriées, lesquelles répondent aux normes de confidentialité et de sécurité que nous avons établies.
6. Protection des renseignements personnels
Ellement prend à cœur la sécurité de vos renseignements personnels. Nous utilisons une combinaison de mesures de protection administratives, techniques et physiques pour préserver les renseignements personnels d’une utilisation, d’une divulgation, d’une altération, d’une destruction ou d’un accès non autorisés.
Ces mesures comprennent notamment les suivantes :
- Sécurité des installations et accès réservé au personnel autorisé;
- Contrôles d’accès basés sur les rôles et protocoles d’authentification;
- Chiffrement des données sensibles pendant la transmission et le stockage;
- Surveillance continue et audits périodiques sur la sécurité de nos systèmes et de nos réseaux;
- Politiques et procédures concernant le traitement, la conservation et l’élimination sécuritaires des données;
- Programmes de sensibilisation et de formation en matière de protection des renseignements personnels destinés à tous les employés.
Nous nous sommes engagés à maintenir des normes élevées de sécurité de l’information. Nos mesures de protection sont régulièrement passées en revue et mises à jour pour tenir compte de l’évolution des risques, de l’émergence de nouvelles technologies et des meilleures pratiques de l’industrie. Nous prenons toutes les mesures raisonnables pour garantir en continu la protection et la confidentialité des renseignements personnels que nous gérons.
7. Utilisation de la technologie et de l’analyse de données
Les services en ligne d’Ellement – dont les sites Web, les portails et les applications mobiles – utilisent des technologies telles que des témoins, des fichiers journaux et des outils de suivi de session pour améliorer le rendement, la fonctionnalité et la prestation des services. Ces outils nous aident à mieux comprendre comment les utilisateurs interagissent avec nos plateformes et à améliorer l’expérience client sur une base continue. Les renseignements recueillis au moyen de ces technologies servent uniquement aux analyses internes et à l’optimisation des services; ils ne sont pas partagés avec des parties externes.
Nous utilisons aussi des technologies telles que l’intelligence artificielle et les agents conversationnels pour simplifier les interactions et améliorer le soutien à la clientèle. Lorsque ces outils interagissent avec des données personnelles, nous appliquons les mêmes robustes mesures de protection en matière de sécurité et de confidentialité qui guident l’ensemble de nos pratiques de traitement de données, dans le strict respect des normes de protection des renseignements personnels applicables.
Ces technologies ne recueillent pas d’informations personnelles identifiables, sauf si vous les fournissez volontairement. Les renseignements recueillis comprennent les suivants :
- Type et version de navigateur;
- Pages visitées et durée de la visite;
- Type d’appareil et système d’exploitation;
- Formes d’interaction et de comportements de navigation.
Il vous suffit d’accéder aux paramètres de votre navigateur pour gérer vos préférences en matière de témoins. La plupart des navigateurs vous permettent de bloquer ou de supprimer des témoins, mais, dans un tel cas, certaines fonctionnalités de nos services en ligne ne seront pas nécessairement utilisables.
8. Exactitude des renseignements personnels
Nous nous assurons que les renseignements personnels recueillis, utilisés et divulgués sont aussi exacts, complets et à jour que nécessaire pour l’usage que nous en faisons. Nous comptons sur les membres, les employeurs, les promoteurs de régimes et les fournisseurs de services pour nous procurer des renseignements exacts et nous aviser rapidement de tout changement.
Les personnes qui le souhaitent peuvent passer en revue certains de leurs renseignements personnels sur notre portail des membres sécurisé et demander directement des mises à jour ou des corrections, lorsque ce service est disponible. Si vous croyez que les renseignements personnels que nous avons à votre sujet sont incorrects ou incomplets, vous pouvez également demander leur rectification en utilisant les coordonnées de la section « Nous joindre » à la fin de cette Politique.
Nous répondrons aux demandes et effectuerons les mises à jour nécessaires conformément aux lois sur la protection des renseignements personnels applicables.
9. Conservation et élimination
Nous conservons les renseignements personnels uniquement pendant le temps nécessaire à l’exécution des objectifs pour lesquels ils ont été recueillis ou comme requis en vertu de nos politiques internes, nos obligations juridiques, les exigences réglementaires ou les ententes contractuelles avec nos clients.
La durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels varie en fonction du type d’information colligée et de la nature des services fournis. Il arrive parfois que nous conservions certains renseignements pendant une plus longue période pour garantir la continuité du service, faciliter les audits, résoudre des différends, appliquer les ententes ou nous conformer aux lois applicables.
Nous éliminons, effaçons ou dépersonnalisons de façon sécuritaire les renseignements personnels dont nous n’avons plus besoin, conformément aux normes de l’industrie et aux exigences juridiques applicables.
10. Mises à jour de la politique
La présente Politique sera mise à jour de temps à autre pour tenir compte des changements apportés à nos pratiques, aux exigences juridiques ou à nos offres de services. Le cas échéant, nous vous en aviserons et modifierons en conséquence la « Date d’entrée en vigueur » située en haut du document. Les mises à jour entrent en vigueur à la date de l’avis.
Votre utilisation continue de nos services à la suite de changements apportés à cette Politique signifie que vous acceptez ces changements. Nous vous invitons à consulter régulièrement la Politique afin de vous tenir informé de la manière dont nous protégeons vos renseignements personnels.
11. Consentement
En fournissant vos renseignements personnels à Ellement – directement ou indirectement par l’entremise de votre syndicat, employeur, promoteur de régime, fournisseur de soins de santé ou autre tiers autorisé – vous consentez à ce que ces derniers soient recueillis, utilisés et divulgués comme décrit dans cette Politique et autorisé ou exigé par la loi.
Le consentement peut être obtenu de diverses manières, dont les suivantes :
- Explicitement, p. ex. au moyen de formulaires signés ou de consentements en ligne;
- Implicitement, entre autres en soumettant une demande de règlement, en adhérant à un régime, en communiquant avec nous ou en utilisant nos services en ligne;
- Par des représentants autorisés comme votre syndicat, votre employeur ou votre fournisseur de services, lorsqu’ils nous transmettent des renseignements à des fins administratives.
Votre utilisation des services en ligne d’Ellement signifie en outre que vous acceptez la collecte de vos renseignements personnels comme indiqué dans cette Politique, y compris au moyen d’outils tels que des témoins et par l’analyse de navigation.
12. Votre droit à la vie privée
Pour Ellement, il est essentiel que vous ayez une visibilité claire et un bon contrôle de vos renseignements personnels. Comme nous croyons en la transparence et la responsabilité, vous bénéficiez des droits suivants sur les renseignements personnels que nous traitons au nom de nos clients :
- Accès – vous pouvez présenter une demande d’accès aux renseignements personnels que nous possédons à votre sujet.
- Correction – vous pouvez demander que nous corrigions des renseignements personnels erronés ou incomplets.
- Demandes – vous avez le droit de poser en tout temps des questions sur nos pratiques en matière de vie privée.
Ces demandes doivent être formulées par écrit et peuvent faire l’objet d’une vérification. Dans certains cas, nous serons peut-être incapables d’y répondre en raison de restrictions de nature juridique, contractuelle ou réglementaire. Le cas échéant, nous vous en informerons le plus rapidement possible et nous vous en expliquerons les motifs.
Nous joindre
Ellement a nommé un agent de la protection de la vie privée responsable de garantir la conformité générale à cette Politique et de s’assurer que vos renseignements personnels sont traités conformément aux meilleures pratiques et aux lois sur la protection des renseignements personnels applicables.
Communiquez avec notre agent pour toute question, préoccupation ou demande en lien avec vos renseignements personnels.
Agent de protection de la vie privée
Ellement Consulting Group, société en commandite
1345, avenue Taylor, Winnipeg (Manitoba) R3M 3Y9
Courriel : privacy@ellement.ca
